Cosa sono i KPI aziendali

Il sistema di misurazione delle prestazioni aziendali

KPI sta per Key Performance Indicators (indicatori chiave di prestazione) e identifica tutti gli indicatori utilizzabili per monitorare le prestazioni di un’azienda, un’attività o un processo. Si tratta dei parametri fondamentali da analizzare per valutare l’andamento di un progetto e, per essere significativi, devono essere correlati agli obiettivi di business.

Possiamo identificare quattro tipologie di KPI aziendali:

• Generali: misurano il volume del lavoro;
• Di qualità: valutano la qualità dei risultati in base a determinati standard;
• Di costo
• Di servizio o di tempo: misurano il tempo di risposta, dall’avvio del processo fino alla conclusione.

La caratteristica principale dei KPI aziendali è la misurabilità.

Gli indicatori aziendali o  KPI

• Gli indicatori sono informazioni critiche, sintetiche, significative e prioritarie che permettono di misurare l’andamento aziendale nei suoi più svariati aspetti.
•  Sono informazioni critiche, in quanto su di esse il management opera le proprie scelte;
•  Sono informazioni sintetiche, perché espresse da una variabile semplice o composta (es. tempo,fatturato x addetto, etc.);
•  Sono significative, in quando ben rappresentano i fenomeni aziendali alle quali si riferiscono;
•  Sono prioritarie, per la loro natura irrinunciabile nei cicli di pianificazione e controllo a tutti i livelli aziendali (strategico, direzionale, operativo);
•  Permettono di misurare l’andamento aziendale in quanto sono rappresentate da variabili quantitative o qualitative comunque confrontabili (lead time del ciclo ordine-consegna di oggi rispetto a ieri, o di Alfa rispetto a Beta).

Ad ogni indicatore è associata la variabile che ne dà la misura (lead time -> tempo).
Grazie ad essi, il management può non solo misurare i fenomeni aziendali nel tempo (FY2021 vs. FY2022) e nello spazio (nei confronti della concorrenza, del settore, etc.), ma può pianificare e programmare le attività aziendali (definendo obiettivi misurabili nel breve e medio periodo), misurare gli scostamenti (gap) tra obiettivi attesi e risultati ottenuti, e intraprendere le azioni necessarie per correggere i gap, ovvero può gestire con metodo (pianificazione -> controllo -> correzioni tempestive) l’azienda o la parte di essa di cui è responsabile.

Un buon sistema di indicatori a misura delle prestazioni permette la rilevazione tempestiva di criticità che altrimenti, con la sola contabilità, potrebbero essere rilevate troppo tardi.

Caratteristiche dei KPI

I KPI sono un insieme di indicatori che misurano:

• Le prestazioni di efficienza
• Il livello di servizio
• La qualità dei processi aziendali

Le prestazioni di efficienza: Gli indicatori misurano la produttività e i costi unitari con cui sono ottenuti gli output per i clienti del processo. La misurazione dell’efficienza è l’obiettivo primario dei tradizionali sistemi di controllo di gestione, che calcolano margine e costi totali delle attività e dei prodotti. Ad esempio quanto tempo impiego per prelevare il materiale per la spedizione, quanto costa trasportare la merce dal magazzino di Torino a quello di Bologna.
Il livello di servizio: Gli indicatori misurano i tempi di risposta alle richieste del cliente e la flessibilità del fornitore. Ad esempio, il time to market, il lead time, la percentuale di modifiche accettate, Il numero di consegne corrette, il numero di consegne non danneggiate sia verso il cliente che da parte del fornitore.
La qualità dei processi aziendali: Gli indicatori misurano la conformità degli output alle attese del cliente. Indicatori tipici sono le percentuali di scarti e resi o il livello di immagine. Nell’ottica KPI, il processo gestionale come abbiamo visto è un insieme di attività che produce un output in risposta a richieste di servizio, utilizzando una serie di risorse. Gli indicatori KPI sono rivolti a misurare l’intera estensione di prestazioni di un processo, che nel loro insieme devono calcolare il valore dell’output del processo per il cliente.

Le performance come profili di risultato e come trend

Sono due gli aspetti con i quali possiamo osservare, dal punto di vista strategico, le performance aziendali:

• Come profili di risultato (non esclusivamente di natura economico-finanziaria). Questo primo aspetto porta ad identificare un sistema di misure di efficacia, efficienza ed economicità che, sulla base degli indirizzi strategici e degli obiettivi prestabiliti, sia in grado di rilevare la capacità dell’impresa di gestire le variabili critiche che stanno alla base del vantaggio competitivo.
•  Come Trend. L’aspetto temporale conduce ad una visione prospettica che parte dai risultati conseguiti e si focalizza sulle condizioni di gestione che si proiettano nel futuro e che costituiscono i presupposti per il mantenimento e il miglioramento delle performance