Creare un elenco o database

Per inserire un elenco che sia poi utile in seguito (per ordinamenti, totali, subtotali, filtri, tabelle pivot, ecc.) occorre rispettare alcune regole:

• Occorrono dei titoli per ogni colonna (non è obbligatorio che siano la prima riga).
• La serie di dati deve iniziare subito dopo i titoli e non deve avere righe, colonne o celle vuote, neanche se sono state nascoste.
• Non ci devono essere discordanze di tipo nelle colonne: una colonna con delle date deve sempre contenere solo date, una con numeri deve sempre contenere numeri, ecc.
• Il formato dei dati di una colonna deve essere sempre lo stesso.
• Se occorre modificare i dati più volte, ma si deve sempre poter risalire all’ordine originale, inserire una colonna del tipo Progressivo da utilizzare come riferimento.
• Se c’è un codice di riferimento in base al quale si individuano univocamente le righe (ad esempio il codice prodotto in un elenco di prodotti), questo deve stare nella prima colonna se si intendono fare delle ricerche.

Una volta creato un elenco in questa maniera, si possono dare molti comandi con la garanzia che Excel riconoscerà automaticamente i limiti dell’elenco (fare in questo modo è quasi obbligatorio se utilizziamo i vari e raffinati comandi dei menù Strumenti e Dati).

La convalida dei dati nelle celle

Quando vogliamo però controllare effettivamente cosa andiamo ad inserire nelle celle, e vogliamo bloccare immissioni indesiderate, utilizziamo l’opzione Convalida presente nel  menù Datiche, una volta selezionate le celle da convalidare, permette di definire:

• Il tipo di dato (Intero, decimale, data, ora, testo, o un Elenco o una formula personalizzata)
• La condizione di validità
•  Gli estremi di validità minimi e massimi o la lunghezza del dato.

Abbiamo, inoltre, la possibilità di indicare un messaggio di cortesia all’inizio della digitazione nella cella e un messaggio errore (o di richiamo) nel caso la convalida sia violata.

Gestire l’elenco con il Modulo

Quando i dati da gestire sono molti, ci possono essere fogli contenenti tantissime righe di dati.
Per poter agevolmente visualizzare, inserire, modificare ed anche eliminare le righe si usa il comando Modulo.

Usando la barra verticale si scorrono le varie righe (in ambito gestionale si direbbero Record) e si individuano le varie colonne (o Campi).
Per inserire nuovi dati in coda all’elenco, si usa il pulsante Nuovo, si presenta una modulo vuoto, si inseriscono i dati (passando da una campo all’altro con il tasto TAB e confermando con INVIO nell’ultimo campo);

Nota
I campi, il cui valore è determinato da una formula non sono, ovviamente modificabili, come potete vedere nell’immagine seguente:

Ricercare informazioni in un database (elenco)

Excel ci fornisce due possibilità:

Fare ricerche con il Modulo

Per iniziare una ricerca di dati nell’elenco, si fa clic sul pulsante Criteri ed otteniamo così una serie di campi vuoti. Qui si inseriscono i valori cercati (anche più di uno, per meglio identificare la riga cercata) e poi si fa clic su Trova prec. o Trova succ. per scorrere le righe corrispondenti  ai criteri. Si possono modificare uno o più campi o eliminare righe, oltre che visualizzarle.
Quando si fanno modifiche queste vengono riportate nel foglio non appena si passa ad una altra riga. Se però stiamo modificando un campo e vogliamo annullare quella modifica, basta usare il tasto ESC.

Nota

Alla fine del lavoro occorrerà comunque dare il comando Salva per salvare il file Excel o le modifiche fatte non saranno mantenute.

Selezionare con il Filtro Automatico

Per applicare un filtro automatico ai dati di un elenco occorre selezionare la prima riga dell’elenco e poi si esegue il comando di menù Dati / Filtro / Filtro Automatico.
Tale comando permette di avere una lista in testa ad ogni colonna dell’elenco con i diversi valori incontrati nella colonna.

Aprendo tale lista e scegliendone uno, si esegue il filtro delle sole righe con quel valore in quella colonna.

Esempio

Vogliamo trovare gli ordini con uno sconto pari al 5%:

Tale operazione si può fare anche su più colonne (i dati sono filtrati su più condizioni).

Quando è attivo il filtro, le altre righe saranno nascoste mentre quelle visualizzate avranno il numero in colore blu, come blu sarà la freccia di selezione del filtro. Per togliere il filtro basta riaprire la lista e scegliere (Tutto);

Questa ed altre particolari scelte costituiscono le voci più utili nel menù del filtro automatico:

• Tutto (per togliere la selezione precedentemente fatta)
• Primi 10 (nelle colonne con numeri, filtrano i valori più alti o più bassi; non solo 10 ma a scelta)
• Personalizza (per impostare condizioni a piacimento, del tipo >, <, >=, <=, iniza per…, ecc.)
• Vuote (se ci sono righe con qualche cella vuota, questo filtro le individua)
• Non Vuote (al contrario, per individuare righe con quella cella non rimasta vuota).

Pubblicità